Xarici İşlər Nazirliyinin Kollegiyası “Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən rəsmi sənədlərə şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi Qaydaları”nı təsdiq edib.
ONA-nın məlumatına görə, Qaydalar “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”ya qoşulmuş dövlətlərin ərazisində istifadə edilməsi nəzərdə tutulan rəsmi sənədlərə Azərbaycan Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən apostilin verilməsi prosedurlarını tənzimləyir.
Apostil Azərbaycanın səlahiyyətli orqanları tərəfindən rəsmiləşdirilən və Konvensiyaya qoşulmuş dövlətlərin ərazisində təqdim edilməsi nəzərdə tutulan rəsmi sənədlərə verilir.
Azərbaycan məhkəmələrinin, prokurorluq və ədliyyə orqanlarının rəsmiləsdirdiyi sənədlər, Azərbaycan ərazisində notariat qaydasında təsdiq olunan sənədlər, Azərbaycanın səlahiyyətli orqanları tərəfindən rəsmiləşdirilmiş vətəndaşlıq vəziyyətinin dövlət qeydiyyatına dair sənədlər, habelə Azərbaycanın diplomatik nümayəndəlikləri və konsulluqları tərəfindən icra edilən sənədlər, kommersiya və gömrük əməliyyatlarına birbaşa aidiyyəti olan inzibati sənədlər istisna olmaqla, digər rəsmi sənədlərə Azərbaycan Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən apostil verilir.
Apostilin verilməsi üçün fiziki şəxslərə məxsus rəsmi sənədlər həmin sənədi imzalamış və ya sənədin məxsus olduğu şəxsin, o cümlədən bu şəxsin yaxın qohumlarının (ər, arvad, valideynlər və uşaqlar, baba, nənə və nəvələr, qardaş və bacılar) və ya adına etibarnamə verilmiş şəxsin müraciəti əsasında qəbul olunur. Apostil verilməsi üçün dövlət orqanlarına, dövlət adından yaradılan publik hüquqi şəxslərə, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərə, büdcə təşkilatlarına (bundan sonra – qurumlar) məxsus rəsmi sənədlər müvafiq qurumun müraciət məktubu (məktubda rəsmi sənədləri təqdim edən şəxsin adı, soyadı və vəzifəsi qeyd olunmaqla) əsasında qəbul olunur. Apostil verilməsi üçün hüquqi şəxslərə, nümayəndəliklərə və filiallara məxsus rəsmi sənədlər müvafiq olaraq hüquqi şəxsi, nümayəndəliyi və ya filialı təmsil edən şəxsə verilmiş etibarnamə əsasında qəbul olunur.
Rəsmi sənədlərə apostilin verilməsi üçün aşağıdakılar təqdim edilməlidir:
- apostilin verilməsinə dair şəxsin müraciət ərizəsi;
- apostilin verilməsi üçün təqdim edilən rəsmi sənədin əsli və surəti;
- rəsmi sənədi təqdim edən şəxsin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədin əsli və surəti;
- rəsmi sənəd yaxın qohumlar tərəfindən təqdim edildikdə, yaxın qohumluq əlaqəsini təsdiq edən sənədin əsli və surəti;
- rəsmi sənəd etibarnamə və ya qurumların müraciət məktubu əsasında təqdim edildikdə, müvafiq etibarnamənin və ya müraciət məktubunun əsli və surəti;
- rəsmi sənəd hüquqi şəxsə, nümayəndəliyə və ya filiala məxsus olduqda, həmin hüquqi şəxsin, nümayəndəliyin və ya filialın dövlət qeydiyyatına alınmasını təsdiq edən sənədin əsli və surəti;
- dövlət rüsumunun ödənilməsi barədə qəbz.
Azərbaycanın tərəfdar çıxdığı beynəlxalq müqavilələrlə və ya Azərbaycanın qanunvericilik aktları ilə ziddiyyət təşkil edən, eləcə də məzmununa görə Azərbaycanın mənafeyinə, vətəndaşlarının şərəf və ləyaqətinə xələl gətirən sənədlərə apostil verilmir.
Rəsmi sənədin üzərində nümunəsi Azərbaycan Xarici İşlər Nazirliyində olmayan imza, möhür və ya ştamp olduqda, yaxud rəsmi sənəd qanunvericiliklə müəyyən edilmiş blankda (formada) tərtib edilmədikdə, habelə rəsmi sənədin üzərindəki imza, möhür və ya ştamp silindikdə, yaxud korlandıqda sənədə apostil verilmir. Apostilin verilməsi üçün təqdim edilmiş rəsmi sənədlərə 5 iş günü müddətində bu Qaydalara uyğunluğu yoxlanıldıqdan sonra apostil verilir. Apostil rəsmi sənədin əslinin mətn olmayan hissəsinə yapışdırılır. Apostil onu imzalayan səlahiyyətli şəxs tərəfindən ingilis dilində doldurulur. Apostildə tarix və nömrə aydın şəkildə yazı ilə qeyd olunmalı, səlahiyyətli şəxsin imzası və möhürün əksi oxunaqlı olmalıdır.
